PRIVACY e INFORMATIVE della piattaforma Agree.Live

La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati UE2016/679 (detto anche GDPR) per la tutela dei dati personali

La newsletter che consente di rimanere sempre aggiornati sulle iniziative da Lawing S.r.l. ricevendo comunicazioni relative a nuovi prodotti e/o contenuti della piattaforma Agree.Live è inviata via posta elettronica a coloro che ne fanno esplicita richiesta, compilando l’apposito form presente sul sito e autorizzando il Titolare al trattamento dei propri dati personali.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di inviare la newsletter e non saranno comunicati a terzi, né diffusi.

MODALITÀ PER IL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati sarà effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, secondo le modalità e con mezzi idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. In particolare, sono osservate specifiche misure tecniche, organizzative e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello adeguato di protezione dei dati, per prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

I dati sono trattati esclusivamente da personale incaricato del trattamento, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità di raccolta e di successivo trattamento. I dati relativi al servizio on line non sono oggetto di comunicazione o diffusione, salvo che disposizioni di legge o di regolamento dispongano diversamente.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO 

Il Titolare del trattamento è il Lawing S.r.l., con sede legale in Piazza San Marco n°1, 20121 Milano.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare del trattamento, e precisamente:

  • il diritto di accesso ai propri dati personali
  • il diritto di rettifica e cancellazione dei propri dati personali
  • il diritto di limitazione del trattamento dei propri dati personali
  • il diritto di ricevere notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati o limitazione del trattamento
  • il diritto alla portabilità dei dati, qualora ne ricorra il caso 
  • il diritto di opposizione.

Le richieste vanno rivolte via e-mail, all’indirizzate f.celoria@lawing.it, oppure via posta a Lawing S.r.l. in Piazza San Marco n°1, 20121 Milano.

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI 

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la sede di Lawing S.r.l.

TIPI DI DATI TRATTATI 

I dati personali richiesti per al momento dell’iscrizione alla newsletter consistono nel nome, nel cognome e nell’indirizzo di posta elettronica necessario per l’invio della newsletter. I dati verranno conservati fino al momento della richiesta di cancellazione da parte dell’utente, fatto salvo l’eliminazione del servizio di newsletter dal parte di Lawing S.r.l. che comporterà la contestuale cancellazione dei dati dell’utente.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli Utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento. I dati personali raccolti tramite la navigazione sul sito internet non saranno oggetto né di comunicazione, né di diffusione.

FACOLTATIVITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI 

Il conferimento dei dati è facoltativo. Il rifiuto a fornire i dati comporta l’impossibilità di ricevere le newsletter.

AGGIORNAMENTI 

La presente privacy policy è soggetta ad aggiornamenti; gli utenti sono pertanto invitati a verificarne periodicamente il contenuto.

1. Titolare del trattamento dei Dati Personali

1.1. LAWING S.r.l., con sede in Milano, Piazza San Marco n. 1, iscritta al Registro Imprese di Milano, C.F. e P.IVA 10628920968, in persona del legale rappresentante pro tempore, (di seguito “Lawing” o il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento, tratterà i Suoi dati personali in conformità a quanto stabilito dalla normativa applicabile in materia di privacy e protezione dei dati personali e dalla presente informativa.

2.  Oggetto e Modalità del trattamento

2.1.  LAWING tratterà i Suoi dati personali al fine di erogare il servizio previsto dalla piattaforma AGREE.LIVE (di seguito, “Piattaforma” e/o “AGREE.LIVE”) secondo le modalità meglio descritte nel documento denominato “Il Servizio di Firma Elettronica erogato da LAWING” reperibile al seguente link www.agree.live

2.2. In particolare, LAWING potrà trattare i seguenti dati personali comuni, da Lei comunicati (i) contestualmente alla registrazione ad AGREE.LIVE quali, in particolare, il suo nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza e/o domicilio, i dati personali contenuti nel Suo documento di riconoscimento, il numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo IP, OTP e/o (ii) durante l’utilizzo della Piattaforma quali, in particolare, la Sua immagine, voce, la sua firma e la relativa immagine scansita, nonché tutti gli ulteriori dati personali comuni che dovessero essere contenuti nei documenti che formeranno oggetto di sottoscrizione nel corso della riunione che si svolgerà nella “stanza virtuale” messa a disposizione mediante AGREE.LIVE e/o negli ulteriori documenti a questi allegati.

2.3. Poiché non si può escludere a priori che all’interno dei documenti che formeranno oggetto di sottoscrizione nel corso della riunione che si svolgerà nella “stanza virtuale” messa a disposizione mediante AGREE.LIVE e/o negli ulteriori documenti a questi allegati siano contenuti dati personali particolari e/o dati giudiziari, come meglio descritti, rispettivamente, agli artt. 9 e 10 del GDPR, LAWING potrà trattare anche dati personali particolari quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzione religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona ecc. come pure dati personali giudiziari quali dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza (di seguito, complessivamente definiti, “Dati Personali”).

2.4. Per trattamento di Dati Personali ai fini della presente informativa è da intendersi qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con l’ausilio di processi automatizzati e applicate ai Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

2.5. La informiamo che tali Dati Personali verranno trattati manualmente e/o con il supporto di mezzi informatici o telematici.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

3.1. LAWING tratterà i suoi Dati Personali per il conseguimento di finalità precise e solo in presenza di una specifica base giuridica prevista dalla legge applicabile in materia di privacy e protezione dei dati personali.

Nello specifico, le basi giuridiche sono le seguenti:

(i) Art. 6, comma 1, lettera b) del GDPR, poiché il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui Lei (di seguito anche “Interessato”) è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;

(ii) Art. 6, comma 1, lettera c) del GDPR, poiché il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento;

(iii) Con particolare riferimento ai Dati Personali Particolari meglio descritti al punto 2.2 che precede, la base giuridica del trattamento è il consenso libero ed esplicito da Lei espresso ai sensi dell’art. 9, comma 1 del GDPR. A tale proposito si precisa che il consenso da Lei liberamente ed inequivocabilmente espresso è sempre revocabile dall’Interessato.

3.2. LAWING tratterà i suoi Dati Personali per il conseguimento delle seguenti finalità:

(i) esecuzione del servizio AGREE.LIVE;

(ii) dimostrazione della valida apposizione di una firma elettronica avanzata sui documenti sottoscritti dagli Interessati all’interno della “stanza virtuale” messa a disposizione mediante AGREE.LIVE;

(iii) finalità amministrativo-contabili correlate, ovvero per lo svolgimento delle relative attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile;

(iv) marketing per la promozione e la vendita di nostri prodotti e servizi (attraverso comunicazioni commerciali anche di Suo specifico interesse) nonché per l’invio di questionari finalizzati a verificare il livello di gradimento dei servizi.

3.3. Il conferimento dei Suoi Dati Personali è necessario in tutti i casi in cui il trattamento avviene sulla base di un obbligo di legge o per eseguire un contratto di cui Lei è parte. Un eventuale Suo rifiuto comporterà per il Titolare l’impossibilità di eseguire il servizio fornito mediante AGREE.LIVE e, conseguentemente, l’impossibilità di dar corso alla finalità per cui i Dati Personali sono raccolti.

3.4. Il conferimento dei Dati Personali per le finalità di cui al precedente punto (iv) non è obbligatorio ed il relativo trattamento richiede il Suo consenso, liberamente ed inequivocabilmente espresso e revocabile in qualunque momento.

3.5. Con riguardo ai Dati Personali Particolari, si precisa che il consenso da Lei liberamente ed inequivocabilmente espresso è sempre revocabile dall’Interessato. Tuttavia, poiché il trattamento dei Dati Personali per cui tale consenso è richiesto è necessario al Titolare per eseguire il servizio offerto mediante AGREE.LIVE, si precisa sin d’ora che il rifiuto a fornire il consenso e/o la revoca dello stesso comporterà per LAWING l’impossibilità di fornire il servizio AGREE.LIVE per cause alla stessa non imputabili. Resta in ogni caso inteso che il trattamento di Dati Personali basato sul consenso prima del suo ritiro rimarrà pienamente lecito e legale.

4. Destinatari dei Dati Personali

4.1. I suoi Dati Personali potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate, ai seguenti destinatari:

a) Ai soggetti che hanno sottoscritto con LAWING un contratto per la fornitura del servizio AGREE.LIVE (di seguito, “Licenziatari”) nonché ai soggetti che usufruiscono della Piattaforma in quanto invitati dal Licenziatari (di seguito, “Ospiti”);

b) al personale interno a LAWING, in qualità di incaricato/autorizzati del trattamento e/o amministratori di sistema, ai fini dell’adempimento delle mansioni loro attribuite;

c) alle società terze o altri soggetti (a titolo esemplificativo e non esaustivo: internet service provider, consulenti esterni per la realizzazione delle Immagini, terzi che prestano servizi di supporto ai sistemi e alle tecnologie, hosting, conservazione e altre attività di trattamento in relazione a software e dati ecc.) (di seguito, “Terze Parti”), che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento;

d) alle autorità pubbliche eventualmente deputate alle verifiche circa la validità e/o correttezza del processo di sottoscrizione telematica e, più in generale, alle autorità pubbliche e/o private chiamate ad accertare la genuinità del processo di firma e dei flussi di dati della Piattaforma.

4.2 Ogni qualvolta i dati personali siano comunicati a soggetti terzi, ciò avverrà solo nella misura necessaria a dare esecuzione al servizio attraverso la Piattaforma AGREE.LIVE o per i legittimi interessi di LAWING. Tutti i soggetti terzi in questione saranno preventivamente incaricati e contrattualmente vincolati nei confronti di LAWING ad effettuare il trattamento dei Suoi dati personali esclusivamente in conformità alle istruzioni impartite e alla normativa applicabile. L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile scrivendo al seguente indirizzo e-mail f.celoria@lawing.it. LAWING potrà inoltre comunicare i dati personali a un soggetto terzo nella misura in cui ciò si renda necessario in relazione alla vendita o ad altra cessione, in tutto o in parte, dell’azienda o qualora sia richiesto di procedere in tal senso dalla legge o per adempiere debite richieste di autorità pubbliche o di autorità incaricate dell’applicazione della legge.

5. Trasferimento dei Dati Personali

5.1. I suoi Dati Personali saranno trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server parimenti ubicati all’interno dell’Unione Europea, nei limiti e alle condizioni degli art. 44 e ss. del Regolamento UE 2016/679, al fine di ottemperare alle finalità connesse ai trattamenti.

6.  Periodo di conservazione dei Dati Personali

6.1. I Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui questi sono originariamente raccolti, a seguito del quale saranno cancellati o archiviati, salvo che – e nella misura in cui – ciò si renda necessario per adempiere agli obblighi legali cui è assoggettata LAWING, o per altra finalità legittima e lecita. Più precisamente, i suoi Dati Personali saranno conservati di norma per il periodo previsto dalla legge (20 anni, ai sensi degli artt. 55 e seguenti del DPCM n. 82 del 22 febbraio 2013).

7. Diritti degli interessati

7.1. Ai sensi degli artt. 15 – 21 del GDPR, in relazione ai Dati Personali comunicati, lei ha il diritto di:

a) accedere e chiederne copia;

b) richiedere la rettifica;

c) richiedere la cancellazione;

d) ottenere la limitazione del trattamento;

e) opporsi al trattamento;

f) ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di trasmettere senza impedimenti tali dati a un altro titolare del trattamento, ove tecnicamente fattibile.

Per esercitare uno dei diritti sopra menzionati, è necessario inviare una richiesta a LAWING al seguente indirizzo:

f.celoria@lawing.it

l.pradovera@lawing.it

7.2. Le ricordiamo che è un Suo diritto proporre un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, mediante:

7.3.

a) raccomandata A/R indirizzata a Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma

b) e-mail all’indirizzo: protocollo@gpdp.it, oppure protocollo@pec.gpdp.it;

c) fax al numero: (+39) 06.69677.3785.

PREMESSO CHE

a) LAWING Srl, con sede in Milano, Piazza San Marco n. 1, iscritta al Registro Imprese di Milano, C.F. e P.IVA 10628920968, in persona del legale rappresentante pro tempore, (di seguito “Lawing”), è proprietaria della piattaforma on line denominata AGREE.LIVE (di seguito, “Piattaforma” e/o “AGREE.LIVE”);

b) Il servizio fornito attraverso AGREE.LIVE ha ad oggetto la messa a disposizione di una “stanza virtuale”, cd. Video-room, all’interno della quale gli utenti della Piattaforma (di seguito, “Utenti”) si incontrano virtualmente per sottoscrivere documenti contrattuali e più in generale accordi, mediante l’utilizzo di una firma elettronica avanzata, come disciplinata dagli artt. 55 e seguenti del DPCM n. 82 del 22 febbraio 2013 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali) e comunque conforme ai requisiti previsti dall’art. 20 del D. Lgs n. 82 del 2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), parimenti erogata da LAWING attraverso la Piattaforma (di seguito, “Servizio”);

c)  Al fine di poter validamente erogare il Servizio e, quindi, per poter adempiere al contratto con l’Utente, LAWING ha la necessità di riprendere, videoregistrare e conservare, con mezzi fotografici e fonografici su digitale o su qualsiasi altro supporto attuale, le immagini, la voce nonché, in generale, le riprese audio/video di quanto accade anche nella “stanza virtuale”, con particolare riferimento al momento in cui ciascun Utente partecipa al processo di firma elettronica dei documenti caricati sulla Piattaforma (di seguito, “Immagini”);

d) Le Immagini, per finalità legate all’esecuzione del contratto di fornitura del Servizio tra LAWING e l’Utente, sono destinate alla conservazione da parte di LAWING per la durata prevista dalla normativa applicabile ed all’eventuale diffusione alle autorità pubbliche eventualmente deputate alle verifiche circa la validità e/o correttezza del processo di sottoscrizione telematica e, più in generale, alle autorità chiamate ad accertare la genuinità del processo di firma e dei flussi di dati della Piattaforma;

e) Io sottoscritto Utente, sottoscrivendo la presente liberatoria (di seguito, “Liberatoria”), riconosco che il conferimento della stessa è volontario ma indispensabile a LAWING per l’esecuzione del Servizio in conformità a quanto previsto dalla normativa allo stesso applicabile; concordo quindi che LAWING registri, conservi e più in generale utilizzi le Immagini per gli scopi sopra descritti; formalizzo l’autorizzazione alla raccolta, registrazione, conservazione ed utilizzo delle Immagini, incluso il mio ritratto in esse presente, disciplinando la concessione a LAWING di ogni e qualsivoglia diritto di uso e sfruttamento delle Immagini e del loro contenuto.

Tutto quanto sopra premesso, con la sottoscrizione della presente Liberatoria

IO SOTTOSCRITTO UTENTE AUTORIZZO

a titolo gratuito, ai sensi dell’art. 10 c.c. e degli artt. 96 e 97 della legge 22 aprile 1941, n. 633 (Legge sul Diritto d’Autore), l’utilizzo delle Immagini, fissate su materiale video, audio e fotografico, riprese e registrate da LAWING durante l’utilizzo della Piattaforma.

Acconsento alla registrazione e conservazione – in qualsiasi formato o adattamento post‐produzione, anche in abbinamento con immagini degli altri Utenti presenti nella “stanza virtuale” – delle Immagini da parte di LAWING e/o dei soggetti terzi da questa autorizzati, su AGREE.LIVE nonché su qualsiasi altra piattaforma e/o supporto, anche di futura invenzione o di terzi, individuato da LAWING e, più in generale, acconsento all’utilizzo delle Immagini ai fini della corretta esecuzione del Servizio.

Riconosco che, per effetto di tutto quanto indicato nella presente Liberatoria, LAWING diviene l’unica proprietaria delle riprese, registrazioni, interventi e, più in generale, di quanto transitato sulla Piattaforma.

Concedo l’autorizzazione contenuta nella presente Liberatoria senza limiti di tempo e a titolo gratuito, con espressa rinuncia a qualsiasi tipo di compenso per i diritti ceduti e sollevando espressamente LAWING da qualsivoglia responsabilità conseguente alla registrazione, conservazione e utilizzo delle Immagini nel rispetto di quanto previsto nella presente Liberatoria e nell’informativa annessa.

Aderendo on line la presente Liberatoria, rinuncio a qualsiasi pretesa relativa alla proprietà, gestione e utilizzo delle Immagini e acconsento a che le Immagini e tutti i materiali su cui sono fissate possano essere tagliati, elaborati, modificati, soggetti a integrazioni e/o cancellati in tutto o in parte al fine di produrre e/o conservare le Immagini stesse.

Prendo atto che le Immagini potranno essere pubblicate e/o diffuse da LAWING qualora ciò fosse richiesto dalle autorità pubbliche e/o private eventualmente deputate alle verifiche circa la validità e/o correttezza del processo di sottoscrizione telematica e, più in generale, dalle autorità chiamate ad accertare la genuinità del processo di firma e dei flussi di dati della Piattaforma.

Sottoscrivendo la presente Liberatoria autorizzo sin d’ora LAWING alla pubblicazione e/o diffusione delle Immagini in ogni modalità, forma e sede consentita dalla legge, con ogni mezzo conosciuto o di futura invenzione, e la sollevo da qualsivoglia responsabilità a ciò connessa e/o derivante

Dichiaro espressamente di essere pienamente soddisfatto e di non aver nulla a che pretendere per nessuna ragione o titolo da LAWING, dai suoi cessionari e/o aventi causa con riferimento a tutto quanto previsto dalla presente Liberatoria, impegnandomi anche per il futuro a non sollevare alcuna eccezione, pretesa, rivendicazione o contestazione al riguardo e, per quanto occorrer possa, rinunciando irrevocabilmente a ogni diritto, azione o pretesa in relazione al pagamento di corrispettivo o indennità di sorta in ragione di quanto sopra indicato.

Garantisco a LAWING il pacifico godimento di tutti i diritti oggetto della presente Liberatoria per gli usi qui disciplinati.  

Dichiaro di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali allegata alla presente Liberatoria, che costituisce parte integrante della Liberatoria medesima, ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679, recante il cd. Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati personali.

La presente Liberatoria è governata dalla Legge della Repubblica Italiana; per qualsiasi controversia in merito al contenuto, all’interpretazione, alla validità, all’efficacia e/o alla esecuzione della medesima, sarà competente in via esclusiva e inderogabile il Foro di Milano.

NOTA INFORMATIVA ED ACCETTAZIONE DEL SERVIZIO E DELLE SUE MODALITA’ DI EROGAZIONE

1. Informazioni Generali

1.1 Lawing S.r.l. ha implementato un’innovativa soluzione informatica, denominata Agree.Live, che consente di effettuare video-meeting on line e di sottoscrivere elettronicamente documenti informatici.

1.2 Agree.Live è una piattaforma on line (cd. SaaS) il cui utilizzo è concesso a coloro che mediante registrazione acquisiscono le credenziali di utilizzo ed accesso ad una area riservata dedicata della piattaforma (di seguito il “Licenziatario”).

1.3 Ciascun Licenziatario ha la facoltà di far accedere mediante invito alla propria area riservata una o più persone (di seguito “Ospiti”), per la partecipazione ai video-meeting e così pure ai processi di apposizione della firma elettronica.

1.4 Il Licenziatario e gli Ospiti, invitati dal medesimo, sono entrambi utenti (di seguito gli “Utenti”) della piattaforma Agree.Live, che in quanto tali sono tenuti a seguire i medesimi adempimenti per portare correttamente a termine il processo apposizione della firma elettronica.

1.5 La sottoscrizione dei documenti avviene mediante l’utilizzo di un dispositivo di firma elettronica impostata sulla base dei requisiti giuridici e informatici previsti dal Decreto Legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dal DPCM del 22.2.13 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali).

1.6 Nel presente ambito, Lawing S.r.l. – per il tramite dalla piattaforma Agree.Live – opera come soggetto realizzatore e fornitore della soluzione di firma elettronica, così come previsto dall’art. 55, comma 2, lett. b, DPCM 22.2.13. Conseguentemente, il processo per l’apposizione della firma elettronica a cui partecipano gli “Utenti” (i.e. Licenziatario e Ospiti) non implica alcun rapporto contrattuale con Lawing S.r.l. Di conseguenza, ogni Utente della piattaforma è tenuto ad accertare di volta in volta l’identità degli altri partecipanti al video-meeting ed ai relativi processi di firma, così da conoscere esattamente ciascun firmatario.

1.7 La piattaforma Agree.Live è stata impostata per consentire a ciascun Utente di verificare ed attestare l’identità di ogni partecipante, sia per il tramite del riconoscimento de visu effettuabile nel corso dei video-meeting, sia mediante il controllo dei documenti di identità che possono essere esibiti e verificati proprio per il tramite della piattaforma.

1.8 Le soluzioni tecnologiche di Agree.Live fanno riferimento ai requisiti elencati dall’art. 56, comma 2, lettere da a) ad h), previsti per la firma elettronica avanzata (FEA) realizzata tramite One Time Password (cd. OTP), vale a dire un codice random trasmesso al telefono cellulare di ciascun Utente (Licenziatario e così pure Ospite). La OTP generata dalla piattaforma Agree.Live è univocamente associata alla transazione di firma e così pure all’Utente sul cui telefono cellulare è stata recapitata mediante SMS.

Inoltre, il processo di firma elettronica di Agree.Live è stato impostato sulla base del dettato normativo ulteriormente previsto dall’art. 20, comma 1bis, DPCM 22.2.13, relativo al “documento informatico … formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’Agid ai sensi dell’art. 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta ed inequivoca, la sua riconducibilità all’autore” con il proposito di soddisfare il requisito della forma scritta e l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c.

1.9 La corretta e puntuale esecuzione su Agree.Live dei processi di identificazione dei partecipanti, di raccolta delle firme elettroniche e di successiva notarizzazione dei flussi di dati è tale da corrispondere in ogni caso ai più alti standard di sicurezza, integrità ed immodificabilità.

2. Adesione ai servizi di firma elettronica offerti su Agree.Live

2.1 La digitazione dei pulsanti di accettazione posti in calce alla presente informativa esprime e formalizza il consenso dell’Utente all’utilizzo delle soluzioni di firma elettronica, anche avanzata, offerte da Agree.Live.

La presente informativa si considera così compresa ed accettata sin dal momento stesso in cui l’Utente abbia premuto i pulsanti digitali per l’accettazione dell’uso dei dispositivi di firma elettronica implementati da Agree.Live.

2.2 Con la compilazione telematica della registrazione e la digitazione del pulsante di accettazione, il contenuto della presente informativa si considera letto e compreso in ogni suo punto dall’Utente e di conseguenza irrevocabile per lo stesso, ai sensi dell’art. 1329 c.c.

2.3 La copia del documento che attesta l’adesione, sarà conservata, secondo quanto previsto dalla vigente normativa. L’Utente potrà chiedere, in ogni momento e gratuitamente, la copia degli accordi mediante richiesta scritta.

Resta inteso che, in qualunque momento, l’Utente può revocare il consenso all’utilizzo del servizio.

3. Caratteristiche della soluzione di Firma Elettronica Avanzata di Agree.Live

3.1 Il processo di firma elettronica avanzata predisposto da Agree.Live si propone di corrispondere a quanto previsto dall’art. 56, comma 1, DPCM 22.2.13, nelle seguenti modalità:

a) l’identificazione del firmatario del documento:

a.1 ciascun firmatario utente viene identificato con la registrazione di nome, cognome, utenza telefonica mobile ed indirizzo mail, che sono i dati personali indispensabili per l’accesso alla piattaforma Agree.Live;

a.2 dopo aver effettuato l’accesso sulla area riservata della piattaforma, ciascun firmatario è tenuto a caricare mediante upload sulla piattaforma il proprio documento di identità;

a.3 lo stesso documento di identità viene poi messo a disposizione degli altri utenti firmatari, che possono così dar luogo ad un riconoscimento de visu;

a.4 la apposizione della firma elettronica avanzata avviene mediante OTP recapitata al numero della utenza telefonica appartenente a ciascun utente;

a.5 con la apposizione della firma elettronica avanzata, la piattaforma rileva anche l’indirizzo IP di ciascun utente firmatario.

b) la connessione univoca della firma al firmatario:

la Firma Elettronica Avanzata apposta dall’Utente viene associata in maniera sicura e univoca al medesimo per il tramite di un processo per il quale la One Time Password, necessaria alla apposizione della firma elettronica, è conosciuta in via esclusiva in quanto ricevuta sul numero di utenza del dispositivo mobile da lui stesso indicato. Inoltre, viene anche garantita la conservazione digitale del documento informatico oggetto della sottoscrizione.

c) il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma:

il solo modo per apporre la firma elettronica avanzata su Agree.Live è dato dalla partecipazione al video-meeting, da cui consegue il riconoscimento de visu, unitamente all’utilizzo della OTP associata al dispositivo mobile in uso all’utente firmatario.

d) la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma:

la marca temporale applicata al file oggetto di Firma Elettronica Avanzata cristallizza il momento di avvenuta sottoscrizione dell’accordo. Il controllo della corrispondenza tra un’impronta ricalcolata e quella “sigillata” all’interno delle firme consente in ogni momento di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

e) la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto:

l’utente firmatario può prendere visione del documento prima della sua sottoscrizione e dopo l’apposizione della firma può scaricare il duplicato del documento informatico oppure può chiederne copia richiedendolo a Lawing S.r.l.

f) l’individuazione del soggetto che eroga la presente soluzione di firma elettronica avanzata:

Lawing S.r.l. – Piazza San Marco n. 1 – 20121 Milano

g) l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati:

l’hash, che è generato sulla base dei flussi di dati relativi a ciascun processo di firma, viene poi notarizzato su blockchain pubblica.

h) la connessione univoca della firma al documento sottoscritto:

la marca temporale applicata al documento originale firmato elettronicamente certifica che la firma è stata utilizzata unicamente per tale documento e limitatamente al relativo processo di firma.

4.  Modalità di funzionamento del servizio di Firma Elettronica Avanzata

4.1 Il servizio di FEA adottato da Lawing S.r.l. su Agree.Live consente le seguenti modalità di utilizzo.

Licenziatario: controllo dei dati personali dell’Ospite dal medesimo invitato; verifica della identità dell’Ospite mediante riconoscimento de visu e confronto durante il video-meeting dell’ID caricato dal medesimo; lettura ed eventuale modifica del contenuto contrattuale; apposizione della firma elettronica avanzata mediante OTP recata sul proprio telefono cellulare; eventuale annullamento della operazione mediante click sul tasto Abbandona Meeting.

Ospite: controllo dei dati personali del Licenziatario da cui ha ricevuto l’invito; verifica della identità del Licenziatario mediante riconoscimento de visu e confronto durante il video-meeting dell’ID caricato dal medesimo; lettura ed eventuale modifica del contenuto contrattuale; apposizione della firma elettronica avanzata mediante OTP recata sul proprio telefono cellulare; eventuale annullamento della operazione mediante click sul tasto Abbandona Meeting.

4.2 Al termine delle operazioni di firma il documento assume caratteristiche tecniche ed informatiche che ne garantiscono integrità e non modificabilità. I documenti firmati saranno disponibili e scaricabili nell’area privata del portale. In ogni caso, potrà essere richiesta a Lawing S.r.l. una copia cartacea della documentazione già sottoscritta con la firma elettronica avanzata al seguente indirizzo mail: info@agree.live.

5. Modalità di funzionamento del servizio di Firma Elettronica con più di 2 Utenti

5.1 In base all’art. 60 DPCM 22.2.13 “la firma elettronica avanzata … è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto di cui all’art. 55, comma 2, lett. a”.

Conseguentemente, non può essere qualificata Avanzata la firma elettronica alla quale abbiano preso parte più di due utenti, il Licenziatario ed un unico Ospite.

5.2 In ogni caso, il requisito della forma scritta e l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. valgono anche per il “documento informatico … formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’Agid ai sensi dell’art. 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta ed inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”. Conseguentemente, le caratteristiche del processo di firma elettronica di Agree.Live, elencate al precedente Punto 3, possono soddisfare le predette garanzie di sicurezza, integrità e immodificabilità non soltanto in ragione dell’uso della OTP di Agree.Live, ma anche in considerazione delle interazioni dei partecipanti nel corso del video-meeting e della notarizzazione mediante time stamp dei dati di firma.

5.3 Fatte le precedenti premesse, il servizio di Firma Elettronica – corrispondente al requisito della forma scritta e dotato della efficacia di cui all’art. 2702 c.c. –  offerto su Agree.Live consente le seguenti modalità di utilizzo.

Licenziatario: controllo dei dati personali degli Ospiti dal medesimo invitato; verifica della identità degli Ospiti mediante riconoscimento de visu e confronto durante il video-meeting dell’ID caricato dal medesimo; lettura ed eventuale modifica del contenuto contrattuale; apposizione della firma elettronica avanzata mediante OTP recata sul proprio telefono cellulare; eventuale annullamento della operazione mediante click sul tasto Abbandona Meeting.

Ospiti (2 o più): controllo dei dati personali del Licenziatario da cui ha ricevuto l’invito; verifica della identità del Licenziatario mediante riconoscimento de visu e confronto durante il video-meeting dell’ID caricato dal medesimo; lettura ed eventuale modifica del contenuto contrattuale; apposizione della firma elettronica avanzata mediante OTP recata sul proprio telefono cellulare; eventuale annullamento della operazione mediante click sul tasto Abbandona Meeting.

5.4 Al termine delle operazioni di firma il documento assume caratteristiche tecniche ed informatiche che ne garantiscono integrità e non modificabilità. I documenti firmati saranno disponibili e scaricabili nell’area privata del portale. In ogni caso, potrà essere richiesta a Lawing S.r.l. una copia cartacea della documentazione già sottoscritta con la firma elettronica avanzata al seguente indirizzo mail: info@agree.live.

6.  Caratteristiche delle tecnologie utilizzate

6.1 La piattaforma di Agree.live è progettata utilizzando i più moderni standard dell’informatica, che consente la comunicazione video ed audio, la firma digitale e la conservazione dei documenti firmati. La piattaforma è utilizzabile in modalità web application e non necessita di alcuna installazione. Il modulo video utilizza una SFU con standard DTLS e SRTP per la comunicazione sicura, con la possibilità di utilizzare la crittografia end-to-end per la massima sicurezza. La piattaforma di firma eroga il servizio di Firma Elettronica Certificata con OTP, ai sensi di legge, garantendo i requisiti di riconoscimento, immutabilità e conservazione. Tutti i dati sono conservati secondo la modalità “encryption at rest” per impedire ogni accesso non autorizzato.

7. Modalità di trattamento dei dati

7.1 I dati personali degli Utenti, sono trattati ai sensi del General Data Protection Regulation 679/2016 (GDPR). Le categorie di dati trattati sono: quelli della documentazione di riferimento del contratto che si intende associare al servizio firma elettronica (avanzata e non), quelli trattati in fase di adesione alle presenti condizioni incluso il numero dell’utenza telefonica mobile associato ai predetti contratti. Sotto il profilo della sicurezza dei dati trattati, Lawing S.r.l. garantisce l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio ai sensi dell’art. 32 GDPR. Lawing S.r.l. garantisce, inoltre, che i dati saranno conservati in un database dedicato contro il rischio di eventuali operazioni indebite sui dati personali degli interessati Lawing S.r.l. Per maggiori informazioni su modalità e finalità del trattamento dei dati può consultare l’informativa unita al presente documento.

8. Limitazioni di responsabilità

8.1  Lawing S.r.l. non assume alcuna responsabilità in merito ai dati ed ai file che sono adoperati ed inseriti liberamente sulla piattaforma Agree.Live dai Licenziatari, così come non assume alcuna responsabilità sulle iniziative intraprese dai loro Ospiti.

I modelli, i contenuti ed il software di Agree.Live sono stati realizzati utilizzando le discipline normative e contrattuali in vigore. Tuttavia, Lawing S.r.l. non assume alcuna responsabilità in merito ai risultati ottenuti dalle immissioni di dati da parte degli Utenti, poiché soggetti ad una loro valutazione personale.

8.2 Allo stesso modo, Lawing S.r.l. non assume alcuna responsabilità per danni di qualunque tipo, ivi inclusi i danni connessi ad un temporaneo malfunzionamento del software ovvero dei relativi sistemi informatici.

8.3 Lawing S.r.l. non assume alcuna obbligazione né presta alcuna garanzia che non sia espressamente prevista nel presente contratto. Essa non assume alcuna responsabilità per i danni di qualsivoglia natura subiti dagli Utenti o dai loro aventi causa, in relazione al presente contratto o alle prestazioni rese da Lawing S.r.l., compresi i danni che fossero derivati dall’uso che l’Utente abbia fatto dei prodotti e/o servizi forniti per il tramite del software e del gestionale di Con-Testo.

9. Informazioni riguardanti la copertura assicurativa

9.1 Lawing S.r.l. ha stipulato in ottemperanza alle previsioni legislative contenute nel DPCM 22.2.13, art. 57, comma 2, una polizza assicurativa – rilasciata da AIG Europe S.A. Rappresentanza Generale per l’Italia – Piazza Vetra, 17- 20123 Milano abilitata ad esercitare nel campo dei rischi industriali – per la responsabilità civile da danno a terzi eventualmente derivante dalla fornitura del servizio di FEA.

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