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Firma elettronica: quanto ne sai?

Ti presentiamo il primo di una serie di approfondimenti sul tema della firma elettronica, uno strumento sempre più diffuso nelle aziende di tutto il mondo, reso ancora più efficace dalla diffusione delle piattaforme di Remote Signing.

Il mercato delle firme elettroniche

La firma elettronica sta contribuendo alla digitalizzazione delle aziende.

Tra i benefici vi sono la riduzione dei costi, la customer satisfaction ed anche un minore impatto ambientale.

Nei prossimi cinque anni la firma dei contratti verrà fatta sempre più spesso su computer, tablet o telefono cellulare, con conseguente abbandono della firma olografa su carta.

Quello delle firme elettroniche è uno dei settori tecnologici in più rapida espansione.

Le analisi di mercato stimano nel prossimo quinquennio un aumento dell’uso delle firme elettroniche di oltre il 30% all’anno, quintuplicando l’utilizzo rispetto alla data odierna.

Il distanziamento sociale determinato dalla urgenza pandemica è soltanto il detonatore di questa recente rivoluzione nella gestione dei processi documentali.

Meno archivi, meno costi

I software di firma elettronica infatti offrono molti vantaggi che vanno ben oltre la sola comodità di sottoscrivere un documento dal proprio computer.

All’interno di quasi tutti i reparti aziendali, quali ad esempio la logistica, le vendite e le risorse umane, l’uso intensivo di mail e di software gestionali ha completamente dematerializzato lo scambio dei documenti.

Soltanto l’apposizione della firma su documenti e contratti viene ancora effettuata a mano su fogli di carta.

Tale prassi rappresenta un limite di non poco conto, posto che il documento cartaceo deve poi essere archiviato e conservato fisicamente ai fini probatori.

La conservazione cartacea ha un costo medio di circa 20$ per ogni documento, includendo le spese di gestione degli spazi fisici di archiviazione.

Clienti soddisfatti

Oltre a ridurre i costi, la dematerializzazione dei processi di sottoscrizione dei documenti porta anche a maggiore soddisfazione dei dipendenti e soprattutto dei clienti.

Le indagini di mercato infatti stimano un miglioramento della customer satisfaction, con un incremento percentuale della fidelizzazione del cliente di circa il 500%. Tale dato straordinario viene essenzialmente spiegato da due ordini di ragioni.

I procedimenti telematici di raccolta delle firme elettroniche sono lineari e privi di intoppi. Un solo click può sostituire l’apposizione di molteplici firme olografe.

La familiarizzazione con il software induce utenti e clienti a non cambiare abitudini. 

Un buon software per la raccolta delle firme elettroniche può quindi essere un ottimo strumento di retention della clientela.

Sicurezza garantita

Il tema della sicurezza rappresenta un ulteriore cavallo di battaglia per le firme elettroniche, soprattutto quelle di tipo avanzata e digitale. Manipolare una firma avanzata o digitale è virtualmente impossibile: l’autenticità dei dati è garantita.

Peraltro, la digitalizzazione dei flussi di firma dei file consente anche l’impiego di ulteriori tecnologie, quali ad esempio la blockchain, capaci di certificare la data e l’ora della firma.

Di conseguenza, tutte le modifiche apportate dopo tale data e ora evidenziano la manomissione del documento.

Minore impatto ambientale

Anche il tema della sostenibilità è di particolare importanza. La dematerializzazione dei processi riduce il consumo di carta e comporta un calo degli spostamenti, con un conseguente minore consumo di combustibili fossili. Una recente ricerca di Purdue University ha stimato che un’ora di utilizzo di una piattaforma on line equivale, quanto ad emissione di CO2, ad un percorso in auto di circa un kilometro.

Questi sono dunque i fattori che porteranno nei prossimi anni ad una radicale trasformazione dei processi di firma di ogni genere di contratto.

Quale tra i predetti fattori di utilizzo delle firme elettroniche ritieni più vicino alle tue idee?

  • Efficienza della gestione documentale
  • Riduzione dei costi
  • Incremento degli standard di sicurezza
  • Fidelizzazione dei clienti
  • Minore impatto ambientale

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